Informations pour la remise des rapports annuels

Délai pour la remise du rapport annuel 2023
Les rapports complets et révisés doivent être remis à l'ABSPF dans un délai de 6 mois à dater de la clôture des comptes annuels, soit au plus tard jusqu'au 30 juin 2024 pour l'exercice 2023 se terminant au 31 décembre 2023.

Il vaut la peine de soumettre les rapports dans les délais ou de demander une prolongation de délai en temps utile, car notre émolument pour un premier rappel se monte à CHF 100.00.

Prolongation de délai
Veuillez nous faire savoir à temps si vous ne pouvez pas respecter le délai de remise.

Dans ce cas, avant l'expiration de la date limite, une demande écrite doit nous être soumise au moyen du formulaire « Demande de prolongation du délai - fondations classiques » dûment rempli. Veuillez prendre note que nous pouvons généralement prolonger le délai pour un maximum de 2 mois. Le formulaire adéquat est disponible dans la zone de téléchargements sous Remise des rapports annuels de notre site Internet.

Documents à remettre
En application des normes de la comptabilité commerciale et de la présentation des comptes annuels, nous vous prions également pour cette année de bien vouloir nous remettre les documents suivants (art. 3 OSFI*) :
[*Ordonnance du 21 octobre 2009 sur la surveillance des fondations et des institutions de prévoyance (OSFI, RSB 212.223.1)]

1. Le rapport de gestion dûment signé, comprenant les comptes annuels avec bilan et compte de résultat 959c CO*
   [*LF du 30 mars 1911 complétant le Code civil suisse (Livre cinquième: code des obligations, CO, RS 220)]
   Lors d'un contrôle ordinaire : des informations supplémentaires dans l'annexe aux comptes annuels, un tableau des flux de trésorerie, un rapport de gestion, éventuellement des états financiers selon une norme comptable reconnue.
   Veuillez prendre note que le rapport de gestion doit être signé par la présidente respectivement par le président de l'organe suprême et par la personne responsable de la comptabilité au sein de la fondation (art. 958 al. 3 CO).
2. L'annexe signée, conformément à l'article 3 OSFI (voir ci-dessous annexe conformément à l'art. 3 OSFI).
3. Le rapport de l'organe de révision (fondations dispensées de l'obligation de désigner un organe de révision : voir ci-dessous attestation de l'organe suprême pour les fondations dispensées de l'obligation de désigner un organe de révision).
4. Le procès-verbal de l'approbation de l’organe suprême du rapport de gestion, dûment signé.
5. Le rapport de gestion dûment signé ou rapport annuel des activités du conseil suprême (respect du but de la fondation) ainsi que sur les événements importants au sein de la fondation.
6. Autres documents demandés par l'ABSPF.

Annexe conformément à l’article 3 OSFI
Outre les dispositions légales prévues à l'article 959c du CO, l'annexe doit satisfaire à des exigences de surveillance supplémentaires. Conformément à l'article 3, alinéa 2 OSFI, l'annexe doit contenir au moins les indications suivantes :

1. L'organisation de la fondation (notamment la liste de l'acte de fondation et des règlements en vigueur avec la date d'adoption).
2. La liste des membres de l'organe suprême (noms, adresses, fonctions).
3. La liste des personnes habilitées à signer (noms, adresses).
4. Le nom et l'adresse de l'organe de révision.
5. Le type et volume des prestations fournies.
6. La conformité de l’utilisation de la fortune de la fondation par rapport au but.
7. La composition, le montant et l'évolution de la fortune de la fondation.
8. Le montant et l'évolution du capital de la fondation selon le principe brut.
9. Le montant et l'évolution de la fortune des fonds à but spécifique selon le principe brut, si la fondation en détient (voir ci-dessous informations, ventilation et explication des postes du bilan et du compte de résultat).
10. Les explications sur les comptes annuels, par exemple sur la constitution et la dissolution de rectifications de valeur, de réserves d'évaluation ou de provisions.

Informations, ventilation et explications des postes du bilan et du compte de résultat
Nous vous prions de mentionner dans l'annexe les positions suivantes :

1. Les explications des fonds de tiers (objectif de la fondation déterminé par des tiers) et des fonds liés (objectif de la fondation déterminé par l'organe suprême, qui n'est pas en conflit avec l'objectif de la fondation défini par la fondatrice / le fondateur), pour autant si tel est le cas au sein de la fondation.
2. La ventilation des frais d'administration et de gestion de fortune ainsi que des honoraires / rémunérations des membres de l'organe suprême, de la direction et des tiers.
3. Les informations et explications sur les créances et dettes envers des parties liées.
4. Les informations et ventilation des dons.

Attestation de l'organe suprême pour les fondations dispensées de l'obligation de désigner un organe de révision
Pour les fondations dispensées de l'obligation de désigner un organe de révision, nous avons besoin d'une attestation de l'organe suprême que :

1. les comptes annuels sont complets et conformes aux dispositions légales
2. l'utilisation de la fortune est conforme au but
3. les conditions pour la dispense de l'obligation de désigner un organe de révision restent remplies.

Le formulaire adéquat « Attestation organe suprême – dispense organe de révision » est disponible dans la zone de téléchargements sous Remise des rapports annuels de notre site Internet.

Soumission des documents

Nous préférons que vous nous soumettiez vos documents par voie électronique. Toutefois, veuillez prendre note que :

1. Les actes de fondation, les statuts, des contracts et des documents selon la loi sur la fusion et les procédures juridiques doivent nous être remis physiquement et sans exception en tant que documents originaux, lesquels sont juridiquement valables et signés à main.
2. Les documents non signés ne peuvent être acceptés que dans le cadre d'un examen préliminaire de projets.
3. En cas de soumission physique de documents, nous vous prions de nous les envoyer sous la forme de feuilles volantes, donc non reliées et non agrafées.
4. La remise de documents par voie électronique, sous la forme de fichiers PDF séparés par document et en lecture seule, donc sans mot de passe, est uniquement autorisée à l’adresse courriel suivante : info@aufsichtbern.ch
5. Nous vous prions d’adresser, comme jusqu’à présent, vos demandes spécifiques à nos expert / es en surveillance directement à leur adresse courriel personnelle : prénom.nom@aufsichtbern.ch

Révision du droit de la société anonyme

Les 1er janvier 2023 et 2024, plusieurs modifications du droit de la société anonyme / code des obligations sont entrées en vigueur. Ces modifications concernent également le droit classique des fondations, notamment l’article 84b CC* relatif à l’obligation de publier les indemnités ainsi que les prescriptions du droit de la faillite selon l’article 84a CC (obligation faite à l'organe suprême d’aviser sans délai l’autorité de surveillance en cas de menace d’insolvabilité ou de surendettement).
[*Code civil suisse du 10 décembre 1907 (CC, RS 210)]

Conformément à l’article 84b CC, l'organe suprême est tenu de communiquer tous les ans à l’autorité de surveillance séparément le montant global des indemnités au sens de l’article 734a, al. 2, du code des obligations qui lui ont été versées directement ou indirectement, ainsi qu’à l’éventuelle direction. Cette communication à l’autorité de surveillance doit être faite pour la première fois pour l’exercice comptable 2023 (de préférence dans l’annexe aux comptes annuels) et doit être remise au plus tard avec le rapport pour l'année 2023.

Le versement d’indemnités suppose que l’acte de fondation ne prescrive pas que le conseil suprême exerce son activité à titre bénévole. Si tel est le cas, nous estimons qu’il est judicieux de fixer les principes de rémunération dans un règlement. Vous trouverez nos informations concernant « La publicité des indemnités versées à l’organe suprême et à la direction » sous Remise des rapports annuels de notre site Internet. Les dispositions du Code civil sont disponibles sous Bases légales de notre site Internet ou bien sous le lien suivant : Articles 80 à 89 CC.

Ce qu’il faut savoir pour les membres des conseils suprêmes des fondations classiques

Sous le titre « Ce qu’il faut savoir pour les membres des conseils suprêmes des fondations classiques » aura lieu pour la première fois une manifestation en collaborations avec le groupe régional des autorités de surveillance LPP et fondations du nord-ouest de la Suisse (RNGW) et l’Autorité de surveillance LPP et des fondations de la Suisse centrale (ZBSA).

C’est avec plaisir que nous vous invitons à participer à cette manifestation qui aura lieu le 2 mai 2024, avec transmission en direct quel que soit votre lieu de connexion et enregistrement.

Vous trouverez le programme détaillé et l'inscription en ligne sous Manifestations de notre site Internet. Veuillez toutefois noter que la transmission se déroulera uniquement en allemand. Par contre, la documentation sera rédigée en allemand et français.

Nous nous réjouissons de votre participation et vous remercions de l'attention que vous porterez aux présentes informations ainsi que de votre soutien. Si vous le souhaitez, vous pouvez télécharger une version PDF de ce circulaire dans la zone de téléchargements.