Le Comité de la Conférence a adapté la recommandation du 4 décembre 1987 concernant la procédure en cas de transfert de siège, pour tenir compte des nouvelles données. Pour la procédure de transfert de siège d'institutions de prévoyance entraînant un changement d'autorité de surveillance, le présent mémento est un standard minimum. Ce mémento peut également servir par analogie lors du transfert de siège d'une fondation classique ; il convient alors de prendre en compte les exigences différentes concernant la documentation conformément à la LPP, respectivement l'article 84 CC.

Conformément à l'article 61 LPP, en relation avec l'article 89a alinéa 6 CC, les autorités de surveillance de la prévoyance professionnelle cantonales resp. régionales sont compétents pour la surveillance des institutions de prévoyance enregistrées LPP ainsi que pour les institutions de prévoyance non-enregistrées (y compris les fonds patronaux, fondations de libre passage et fondations 3ème pilier A). En ce qui concerne les fondations classiques, il conviendra de clarifier qui exerce la surveillance (ancienne autorité cantonale ou autorités de surveillance de la prévoyance professionnelle cantonales resp. régionales en cas de délégation de compétence).

Afin de garantir une procédure homogène en cas de changement de siège de telles institutions de prévoyance et fondations classique, il convient de procéder comme suit :

Demande de transfert de siège

L'organe compétent de l'institution de prévoyance / la fondation requiert l'autorité de surveillance actuelle d'autoriser le transfert de siège. Ce transfert de siège doit être suffisamment motivé. De même, l'autorité de surveillance transférante reste compétente concernant la procédure d'autorisation.

Afin qu'un transfert de siège soit autorisé, il ne doit plus y avoir de procédures pendantes auprès de l'autorité de surveillance transférante. Si un transfert de siège doit être effectué bien qu'il y ait une procédure pendante, les autorités de surveillance transférantes et reprenantes doivent être d'accord et les procédures doivent être reprises par l'autorité de surveillance reprenante en temps voulu.

Examen et approbation

L'autorité de surveillance transférante examine les derniers comptes annuels de l'institution de prévoyance / de la fondation classique et autorise, après consultation et obtention de l'accord écrit de l'autorité de surveillance reprenante quant à la reprise de la surveillance, le transfert de siège.

L'autorité de surveillance transférante remet à l'autorité de surveillance reprenante les documents suivants :

1. La décision d'autorisation du transfert de siège sous réserve de la reprise de la surveillance par l'autorité de surveillance reprenante.
   
2. Une copie du procès-verbal de l'organe suprême concernant la décision de transfert de siège.
3. Une copie des statuts actuels de l'institution de prévoyance / fondation, avec décision d'approbation.
4. Les règlements actuels de l'institution de prévoyance / fondation, en copie (règlement de prévoyance, règlement de placement, règlement sur les provisions techniques, règlement sur la liquidation partielle, règlement d'organisation, notamment règlement concernant l'élection au conseil suprême, avec commentaires et accords de l'autorité transférante concernant ces règlements).
5. Les copie des comptes annuels des deux dernières années précédant le transfert de siège avec la feuille d'observation y relative de l'autorité de surveillance transférante ainsi que les rapports actuariels éventuels (uniquement pour les institutions de prévoyance).
6. Un extrait du registre de la prévoyance professionnelle (uniquement pour les institutions de prévoyance enregistrées).
7. Des éventuelles décisions d'approbations concernant le règlement sur la liquidation partielle.

Prise en charge et changement de surveillance

L'autorité de surveillance reprenante rend une décision de mise sous surveillance, adresse celle-ci à l'autorité de surveillance transférante et demande à l'organe compétent de l'institution de prévoyance / de la fondation de modifier les statuts de la fondation concernant le siège (et toutes autres dispositions pertinentes). Pour les institutions de prévoyance ayant des prestations règlementaires, elle informe également le Fonds de garantie et adresse une copie de la décision de transfert de siège au registre du commerce du nouveau siège et de l'ancien siège ainsi qu'à l'administration fiscale du nouveau siège. L'approbation des statuts intervient selon les réglementations cantonales applicables à l'autorité de surveillance reprenante.

L'autorité de surveillance reprenante, sur la base des documents obtenus (demande d'enregistrement au registre de la prévoyance professionnelle de l'institution de prévoyance concernée), inscrit les institutions de prévoyance enregistrées au registre de la prévoyance professionnelle et communique aux autorités concernées un extrait du registre de la prévoyance professionnelle confirmant l'inscription. Sur cette base uniquement, l'institution de prévoyance sera radiée du registre de l'ancien siège.