Informations pour la remise des rapports annuels

Délai pour la remise du rapport annuel 2024
Les rapports complets et révisés doivent nous être remis dans un délai de 6 mois à dater de la clôture des comptes annuels, soit au plus tard jusqu'au 30 juin 2025 pour l'exercice 2024 se terminant au 31 décembre 2024.

Nous vous recommandons de soumettre les rapports dans les délais ou de demander une prolongation de délai en temps utile. Cela vous permettra d’économiser CHF 100.00, resp. CHF 150.00 de frais de rappel.

Prolongation de délai
Veuillez nous faire savoir à temps si vous ne pouvez pas respecter le délai de la remise.

Dans ce cas, avant l'expiration de la date limite, une demande écrite doit nous être soumise au moyen du formulaire « Demande de prolongation du délai pour fondations classiques » dûment rempli. Veuillez prendre note que nous pouvons généralement prolonger le délai pour un maximum de 2 mois.

Documents à remettre
En application des normes de la comptabilité commerciale et de la présentation des comptes
annuels, nous vous prions également pour cette année de bien vouloir nous remettre les documents suivants (art. 3 OSFI [Ordonnance du 21 octobre 2009 sur la surveillance des fondations et des institutions de prévoyance, RSB 212.223.1]) :

• Le rapport de gestion dûment signé, comprenant les comptes annuels avec bilan et compte de résultat (y compris les chiffres de l'année précédente), l’annexe conformément à l’article 959c CO [Loi fédérale du 30 mars 1911 complétant le Code civil suisse (Livre cinquième : code des obligations, CO, RS 220)] 
  (contrôle ordinaire : des informations supplémentaires dans l'annexe aux comptes annuels, un tableau des flux de trésorerie, un rapport de gestion, éventuellement des états financiers selon une norme comptable reconnue).
  Veuillez prendre note que le rapport de gestion doit être signé par la présidente respectivement par le président de l’organe suprême de fondation et par la personne responsable de la comptabilité au sein de la fondation (art. 958 al. 3 CO)
• L'annexe signée, conformément à l'article 3 OSFI (voir Annexe ci-dessous)
• Le rapport de l'organe de révision (fondations dispensées de l'obligation de désigner un organe de révision : voir Attestation de l’organe suprême de fondation pour les fondations dispensées de l'obligation de désigner un organe de révision ci-dessous)
• Le procès-verbal de l'approbation de l’organe suprême de fondation du rapport de gestion, dûment signé
• Le rapport de gestion dûment signé ou rapport annuel des activités (respect du but de la fondation) ainsi que sur les événements importants au sein de la fondation
• Autres documents demandés par l'ABSPF.

Annexe
Outre les dispositions légales prévues à l'article 959c du CO, l'annexe doit satisfaire à des exigences de surveillance supplémentaires conformément à l'article 3, alinéa 2 OSFI. Elle doit contenir les indications suivantes :

• L'organisation de la fondation (notamment la liste de l'acte de fondation et des règlements en
  vigueur avec la date d'adoption)
• La liste des membres de l’organe suprême de fondation (noms, adresses, fonctions)
• La liste des personnes habilitées à signer (noms, adresses)
• Le nom et l'adresse de l'organe de révision
• Le type et volume des prestations fournies
• La conformité de l’utilisation de la fortune de la fondation par rapport au but
• La composition, le montant et l'évolution de la fortune de la fondation
• Le montant et l'évolution du capital de la fondation selon le principe brut
• Le montant et l'évolution de la fortune des fonds à but spécifique selon le principe brut, si la
  fondation en détient (voir Informations, ventilation et explications des postes du bilan et du compte de résultat ci-dessous)
• Les explications sur les comptes annuels, par exemple sur la constitution et la dissolution de rectifications de valeur, de réserves d'évaluation ou de provisions
• Les éventuels événements survenus après la date de clôture du bilan (en particulier les déclarations relatives à un éventuel assainissement ; les déclarations sur l'efficacité des mesures d'assainissement prises et sur la capacité de la fondation à poursuivre son activité). Veuillez également tenir compte des dispositions du droit de la faillite selon l'article 84a CC (obligation de l’organe suprême de fondation d'informer immédiatement l'autorité de surveillance en cas d'insolvabilité ou de surendettement).

Informations, ventilation et explications des postes du bilan et du compte de résultat
Nous vous prions de mentionner dans l'annexe les positions suivantes :

• Les explications des fonds de tiers (objectif de la fondation déterminé par des tiers) et des fonds liés (objectif de la fondation déterminé par l’organe suprême de fondation, qui n'est pas en conflit avec l'objectif de la fondation défini par le fondateur respectivement la fondatrice), pour autant si tel est le cas au sein de la fondation
• La ventilation des frais d'administration et de gestion de fortune ainsi que des honoraires / rémunérations des membres de l’organe suprême de fondation, de la direction et des tiers. Conformément à l’article 84b CC, l’organe suprême de fondation est tenu de communiquer tous les ans à l’autorité de surveillance séparément le montant global des indemnités au sens de l’article 734a, alinéa 2 CO, qui lui ont été versées directement ou indirectement, ainsi qu’à l’éventuelle direction
• Les informations et explications sur les créances et dettes envers des parties liées
• Les informations et ventilation des dons.

Attestation de l’organe suprême de fondation pour les fondations dispensées de l'obligation de désigner un organe de révision
Pour les fondations dispensées de l'obligation de désigner un organe de révision, nous avons besoin d'une attestation « Attestation organe suprême de fondation - dispense organe de révision »  que :

• les comptes annuels sont complets et conformes aux dispositions légales
• l'utilisation de la fortune est conforme au but
• les conditions pour la dispense de l'obligation de désigner un organe de révision restent
  remplies.

Informations quant à la remise de règlements

Les règlements nouveaux ou modifiés doivent être soumis sans délai et spontanément à l'autorité de surveillance après leur approbation par l’organe suprême de fondation, accompagnés du procès-verbal signé par l’organe suprême de fondation concernant l'approbation du règlement.

Informations quant au à l’organe suprême de fondation : composition, mutations

La composition de l’organe suprême de fondation doit être conforme aux statuts, ce qui implique que de nouvelles élections aient lieu à temps après le départ éventuel de membres. Les mutations au sein de l’organe suprême de fondation ou d'autres organes de la fondation (p. ex. l'organe de révision) doivent être annoncées immédiatement à l'office du registre du commerce et communiquées à l'autorité de surveillance au plus tard avec le rapport. Il en va de même pour les changements d'adresse de domicile. Nous ne pouvons les prendre en compte que s'ils sont inscrits au registre du commerce. Si un transfert de siège est lié, il faut en outre adapter les actes de fondation ou les statuts.

Soirées Fondations classiques 2025

C'est avec plaisir que nous vous invitons à participer à nos Soirées Fondations classiques, qui se dérouleront les 30 avril et 8 mai 2025 au Centre de congrès Kreuz, Zeughausgasse 41, à Berne. Vous trouverez le programme détaillé par ce lien et la plateforme d'inscription sous Manifestations ou bien par ce lien. Veuillez toutefois noter que l’évènement se déroulera uniquement en allemand. Par contre, la documentation sera rédigée en allemand et français.

Nous nous réjouissons de votre participation.

Soumission de documents

Nous préférons que vous nous soumettiez vos documents par voie électronique. Toutefois, veuillez prendre note que :

• Les actes de fondation, les statuts et les documents selon la loi sur la fusion et les procédures juridiques doivent nous être remis physiquement et sans exception en tant que documents originaux, lesquels sont juridiquement valables et signés à main
• Les documents non signés ne peuvent être acceptés que dans le cadre d'un examen préliminaire de projets
• En cas de soumission physique de documents, nous vous prions de nous les envoyer sous la forme de feuilles volantes, donc non reliées et non agrafées
• La remise de documents par voie électronique, sous la forme de fichiers PDF séparés par document et en lecture seule, donc sans mot de passe, est uniquement autorisée à l’adresse courriel suivante : info@aufsichtbern.ch
• Nous vous prions d’adresser, comme jusqu’à présent, vos demandes spécifiques à nos responsables en surveillance directement à leur adresse courriel personnelle : prénom.nom@aufsichtbern.ch.

Nous vous remercions de l'attention que vous porterez aux présentes communications et nous restons à votre disposition pour tout renseignement ou entretien. Si vous le souhaitez, vous pouvez télécharger une version PDF de ce circulaire dans la zone de téléchargements.