Les dispositions organisationnelles qui ont déjà été fixées dans l’acte de fondation ne doivent pas être à nouveau mentionnées dans le règlement d’organisation.

Siège

Si l’acte de fondation ne désigne pas de siège, celui-ci devrait être indiqué dans le règlement d’organisation. Le siège d'une fondation doit être inscrit au registre du commerce. L’ABSPF recommande que le siège soit désigné de manière exacte (nom de la commune politique). Selon la jurisprudence, une description sur la base de laquelle le siège peut être objectivement déterminé suffit en lieu et place d’une désignation exacte. Il est possible de prévoir un siège « alterné » ou « volant » (par exemple : « Le siège se trouve au domicile du / de la président / e) ».

Tout transfert du siège en un autre lieu requiert l’accord de l’autorité de surveillance.

Organes de la fondation

Les organes de la fondation sont en principe l'organe suprême (conseil de fondation) et l'organe de révision, dans la mesure où aucune dispense de révision n'a été octroyée. Si d’autres organes sont prévus, ils doivent être mentionnés dans l’acte de fondation ou dans le règlement d’organisation. Une fondation peut en particulier posséder plusieurs organes de représentation (administration, directoire, direction, secrétariat, etc.). Elle peut également avoir plusieurs organes internes (commissions, comités, comités de caisse, etc.) (RIEMER, op. cit., N° 7 ad art. 83 CC, avec des exemples).

Les responsabilités des différents organes doivent être clairement attribuées dans l’acte de fondation ou dans le règlement d’organisation.

En outre, les fondations sont soumises à l’obligation de révision. Elles sont tenues de désigner un organe de révision qu'elles doivent faire inscrire au registre du commerce (art. 83b CC en relation avec l’art. 95 lit. M ORC*).
[*Ordonnance du 17 octobre 2007 sur le registre de commerce (ORC, RS 221.411)]

Les dispositions du code des obligations* relatives à l’organe de révision des sociétés anonymes (art. 83b, al. 2 CC en relation avec les art. 727 ss. CO) sont applicables par analogie à la révision. Aux termes desdites dispositions, le contrôle ordinaire ou restreint doit être effectué par un organe de révision indépendant agréé conformément à la loi sur la surveillance de la révision** et inscrit au registre de l’Autorité fédérale de surveillance en matière de révision (cf. www.rab-asr.ch et les explications relatives).
[*Loi fédérale du 30 mars 1911 complétant le Code civil suisse (Livre cinquième : Droit des obligations) (CO, RS 220)]
[** Loi fédérale du 16 décembre 2005 sur l’agrément et la surveillance des réviseurs (Loi sur la surveillance de la révision, LSR, RS 221.302)]

La dispense de l’obligation de désigner un organe de révision doit avoir été autorisée par une décision et être inscrite au registre du commerce. Cette possibilité de dispense doit par ailleurs être mentionnée par une réserve en ce sens dans l’acte de fondation (cf. art. 1 al. 4 de l’ordonnance concernant l’organe de révision des fondations* et art. 95 al. l ORC).
[*Ordonnance du 24 août 2005 concernant l’organe de révision des fondations (RS 211.121.3)]

Concernant l'obligation de révision, nous vous recommandons également notre article « Indications concernant la remise des rapports annuels des fondations classiques » sous Remise des rapports annuels de notre site Internet.

Organe suprême et composition

Le nombre de membres de l’organe suprême doit être défini. Si ce nombre n’est pas déjà indiqué dans l’acte de fondation, il doit être fixé dans le règlement d’organisation.

La composition personnelle de l’organe suprême et le nom des personnes qui sont habilitées à signer ainsi que les éventuelles modifications doivent être annoncés à chaque fois sans délai au registre du commerce et à l’autorité de surveillance. Au moins un membre de l’organe suprême disposant du droit de signature doit être domicilié en Suisse. Si les membres de l’organe suprême disposent d’une signature collective à deux, la représentation doit être possible en Suisse.

Les raisons individuelles, personnes morales et établissements de droit public ne peuvent pas être en tant que tels membres d'organes de direction ou de gestion ou être inscrits au registre du commerce en tant que personne disposant du droit de signature (art. 120 ORC). Par contre, à leur place, des représentantes ou des représentants mandatés à cet effet ou des personnes disposant du droit de signature peuvent être inscrits comme membres de l’organe suprême au registre du commerce.

Concernant les rémunérations versées aux organes de la fondation, veuillez lire notre article « Publicité des indemnités versées à l’organe suprême et à la direction » sous Remise des rapports annuels de notre site Internet.

Constitution de l’organe suprême

Dans l’acte de fondation / le règlement d’organisation, il faut clairement déterminer qui élit le conseil suprême (la première fois et en cas de réélection) et qui le destitue, s’il existe une période de fonction et si les membres de l’organe suprême sont rééligibles.

Compétences de l’organe suprême

Les compétences sont à indiquer. Si l’organe suprême est habilité à déléguer certaines de ses compétences à un ou plusieurs de ses membres ou à des tiers, cela doit être mentionné dans l'acte de fondation ou dans le règlement d'organisation, et les compétences déléguées doivent être définies.

Si l’organe suprême peut désigner une directrice / un directeur, cette compétence doit être indiquée dans l’acte de fondation ou le règlement d’organisation. Il faut par ailleurs préciser si celle-ci / celui-ci peut ou doit appartenir à l’organe suprême et quelles sont les compétences dont elle / il porte.

Représentation de la fondation

Le droit de signature doit être réglementé. L’ABSPF recommande la signature collective à deux. Du point de vue du droit des fondations, il est cependant également possible de conférer un droit de signature individuelle à un seul membre de l’organe suprême ou à la directrice / au directeur.

Convocation de l’organe suprême

Le règlement d’organisation précise la fréquence des réunions de l'organe suprême et qui peut convoquer la réunion. La prise de décision, la présidence et la rédaction du procès-verbal doivent également être réglées.

Il est nécessaire de fixer la façon dont les décisions sont prises (majorité simple des membres présents, majorité simple de tous les membres du conseil suprême, majorités qualifiées). Lorsque ni le droit des fondations, ni l’acte de fondation ou un règlement ne fournissent d’indications plus précises sur la façon dont une décision doit être prise, il convient d’appliquer le droit des associations par analogie (art. 60 ss. CC ; ATF 128 III 209 avec des renvois).

Obligation de récusation de l’organe suprême

En l’absence de réglementation correspondante dans l’acte de fondation ou dans le règlement, il convient d’appliquer les règles de récusation du droit des associations (art. 68 CC).

Majorité qualifiée

En règle générale, les décisions sont prises à la majorité simple des personnes présentes.

Certaines décisions du conseil suprême peuvent nécessiter une majorité qualifiée. Le règlement d'organisation doit les préciser.

Le quorum peut être fixé librement, et même l’unanimité est autorisée.

Exercice comptable

En règle générale, l’exercice comptable prend fin le 31 décembre. Pour des raisons pratiques, l’organe suprême peut déplacer la fin de l’exercice comptable à une autre date. Une telle décision doit être communiquée à l’autorité de surveillance avec justification.

Remarques finales

Le règlement d’organisation entre en vigueur sur la base de la décision d'approbation de l’organe suprême et non à l’occasion de son examen par l’ABSPF. Un exemplaire valablement signé doit être remis pour examen. En outre, le procès-verbal (ou un extrait de celui-ci) de la prise de décision de l'organe suprême doit être joint.

Vous trouverez un modèle de règlement d'organisation dans la zone de téléchargements.